Encourager l’usage du vélo et d’autres modes de transport durable pour les trajets domicile-travail est une démarche de plus en plus prisée par les entreprises soucieuses de leur impact environnemental et du bien-être de leurs collaborateurs.
Le Forfait Mobilités Durables (FMD), mis en place par l’État, permet aux entreprises de soutenir financièrement ces pratiques tout en bénéficiant d’avantages fiscaux. Mais pour en tirer pleinement parti, une gestion efficace des justificatifs est essentielle. Comment s’assurer que ces preuves soient bien collectées, organisées et validées sans alourdir les démarches administratives ?
Dans cet article, découvrez les astuces et les outils, notamment Geovelo Entreprise, qui simplifient la gestion des justificatifs pour un FMD serein et optimisé.
Avant de demander les justificatifs du Forfait Mobilités Durables à vos employés : qui y a droit et comment ?
Les conditions d’application
Dans le cadre de la promotion des modes de transport respectueux de l’environnement, les employeurs ont la possibilité de rembourser les frais de déplacement domicile-travail des salariés utilisant les moyens suivants :
- Un vélo personnel, avec ou sans assistance électrique,
- Le covoiturage, en tant que conducteur ou passager,
- Les transports en commun (hors abonnements déjà pris en charge obligatoirement par l’employeur),
- Des services de mobilité partagée,
- Un cyclomoteur (catégorie L1e ou L2e),
- Une motocyclette (catégorie L3e ou L4e),
- Un engin de déplacement personnel en libre-service ou en location,
- Et, depuis le 1er janvier 2022, un engin de déplacement personnel motorisé appartenant au salarié.
À noter
Le Forfait Mobilités Durables (FMD) couvre uniquement l’utilisation du vélo et le covoiturage. Dans le secteur public, il requiert une utilisation minimale de 100 jours par an et par agent pour en bénéficier.
Qui peut bénéficier du Forfait Mobilités Durables en entreprise ?
Bien que l’instauration du Forfait Mobilités Durables (FMD) ne soit pas obligatoire, lorsqu’il est mis en place, il doit être accessible à l’ensemble des collaborateurs.
Ainsi, tous les salariés sont éligibles, indépendamment de leur statut ou de leur ancienneté : CDI, CDD, intérimaires, apprentis, ou stagiaires.
Cependant, certaines exceptions s’appliquent :
- Les salariés disposant d’un logement de fonction sur leur lieu de travail,
- Ceux bénéficiant d’un véhicule de fonction,
- Les personnes ayant accès à un service de navette gratuite,
- Les salariés sont couverts par les dispositions du décret n°83-588 du 1er juillet 1983 prévoyant une allocation spéciale.
Comment est versé le Forfait Mobilités Durables (FMD) ?
Le versement du FMD varie selon le secteur d’activité. Voici les modalités applicables :
Dans les entreprises privées
Le Forfait Mobilités Durables peut être réglé de deux façons :
- Versement mensuel sur la paie :
- Le montant du FMD est clairement indiqué sur le bulletin de salaire.
- Il est important de noter qu’un paiement en une seule fois est interdit.
- Sous forme de titre mobilité :
- Ce titre fonctionne comme un titre-restaurant, mais est dédié aux déplacements.
- Il est dématérialisé et peut être utilisé via une carte ou un smartphone.
- L’employeur alimente le compte, et les trajets sont enregistrés automatiquement via une application, ce qui sert de justificatif.
Dans la fonction publique
Le FMD est versé annuellement, une année après que l’agent ait remis une déclaration sur l’honneur au responsable.
Quels sont les justificatifs requis pour le Forfait Mobilités Durables ?
Dans le cadre du Forfait Mobilités Durables (FMD), les entreprises peuvent encourager leurs employés à adopter des modes de transport plus écologiques, tels que le vélo, pour leurs déplacements domicile-travail. Cependant, pour bénéficier de cet avantage fiscal, il est nécessaire de fournir certains justificatifs attestant de l’usage réel de ces moyens de transport. Voici les principaux documents requis pour valider l’attribution du Forfait Mobilités Durables.
Justificatifs pour les déplacements professionnels à vélo
Pour les salariés utilisant le vélo comme mode principal de déplacement professionnel, les entreprises peuvent demander plusieurs types de justificatifs :
- Enregistrement de trajets : Certains salariés peuvent présenter un historique de leurs déplacements à vélo, souvent enregistré via des applications dédiées telles que Geovelo. Ce suivi permet de vérifier la régularité des trajets et de simplifier la collecte des données pour les employeurs.
- Photos ou attestations de vélo personnel : Une photo du vélo utilisé ou une attestation sur l’honneur confirmant son utilisation pour les trajets domicile-travail peut suffire, bien que cela dépende de la politique de chaque entreprise.
- Preuves de participation à des challenges vélo : Les entreprises utilisant des services comme Geovelo Entreprise peuvent inciter leurs salariés à participer à des challenges ou à des activités liées au vélo. Ces données de participation, recueillies et partagées en toute transparence avec l’employeur, peuvent aussi servir de preuve d’engagement dans une mobilité durable.
Justificatifs pour les autres moyens de transport durable
En plus du vélo, le Forfait Mobilités Durables peut couvrir d’autres moyens de transport durable, comme le covoiturage, les véhicules électriques partagés, ou les transports en commun. Les justificatifs requis pour ces modes de transport incluent :
- Tickets de transport en commun : Les abonnements ou tickets de transports en commun utilisés pour les trajets domicile-travail.
- Attestation de covoiturage : Dans le cas du covoiturage, une attestation fournie par une plateforme de covoiturage reconnue peut être demandée.
Les justificatifs électroniques : un atout pour les entreprises
Les solutions numériques telles que Geovelo Entreprise facilitent la gestion des justificatifs pour le Forfait Mobilités Durables. En permettant aux salariés de suivre leurs déplacements professionnels à vélo directement sur l’application, elles garantissent une transparence et une sécurité dans la collecte des données, tout en respectant la confidentialité des informations personnelles.
On vous accompagne dans votre démarche de développement durable !
Geovelo Entreprise est une plateforme clé en main qui propose des challenges vélo en entreprise. Renforcez votre esprit d’équipe, facilitez la gestion du Forfait Mobilités Durables, et réduisez les émissions de CO2 de vos déplacements professionnels.
Envie d’en savoir plus ? Assistez à une démo exclusive de la plateforme Geovelo Entreprise et découvrez comment elle peut booster la mobilité de vos collaborateurs.
Les meilleures pratiques pour collecter et gérer les justificatifs du Forfait Mobilités Durables
La gestion des justificatifs pour le Forfait Mobilités Durables peut rapidement devenir un défi pour les entreprises, surtout lorsque plusieurs employés utilisent différents moyens de transport durable. Pour simplifier ce processus et assurer une gestion efficace, voici les meilleures pratiques à adopter pour collecter et organiser les justificatifs, notamment pour les trajets à vélo avec Geovelo Entreprise.
Centraliser la collecte des justificatifs
Pour optimiser le processus de collecte, il est recommandé de centraliser les justificatifs dans un système unique. Que ce soit via un logiciel interne ou une application spécialisée comme Geovelo Entreprise, cette centralisation permet :
- Un suivi simplifié des justificatifs : En regroupant tous les documents au même endroit, il devient plus facile de suivre les justificatifs fournis par chaque employé et d’assurer leur conformité.
- Un accès rapide aux informations : La centralisation permet aux gestionnaires d’accéder aux données en quelques clics, facilitant ainsi les vérifications.
Standardiser les formats de justificatifs
Les justificatifs peuvent être fournis sous différentes formes (photos, captures d’écran, attestations numériques, etc.). Standardiser les formats acceptés pour le Forfait Mobilités Durables permet d’assurer une collecte plus fluide et de réduire le temps passé à vérifier les documents. Par exemple :
- Privilégier les formats numériques : Les applications de mobilité, comme Geovelo Entreprise, peuvent fournir des preuves électroniques des trajets. En acceptant ces formats numériques, les entreprises gagnent en rapidité et en praticité.
- Définir des critères de validation clairs : Précisez les informations qui doivent figurer sur les justificatifs, comme le nom de l’employé, la date, le type de trajet, etc.
Automatiser la gestion des justificatifs avec des outils dédiés
Pour les entreprises avec un grand nombre d’employés, l’automatisation peut être un réel atout. Utiliser des outils comme Geovelo Entreprise permet d’automatiser certaines étapes, notamment pour les trajets à vélo :
- Suivi automatique des déplacements : Grâce à l’application, les trajets peuvent être enregistrés et sauvegardés automatiquement, fournissant ainsi un historique complet sans intervention manuelle.
- Rapports mensuels ou trimestriels : Geovelo Entreprise permet de générer des rapports périodiques résumant les déplacements, ce qui simplifie la validation des justificatifs pour le Forfait Mobilités Durables.
Assurer la sécurité et la confidentialité des données
La gestion de justificatifs pour le Forfait Mobilités Durables implique de collecter des informations personnelles et de déplacement des salariés. Assurer la sécurité et la confidentialité de ces données est donc primordial. Pour cela, adoptez les bonnes pratiques suivantes :
- Opter pour des outils conformes au RGPD : Les applications comme Geovelo Entreprise sont conçues pour respecter la confidentialité des données tout en offrant une transparence nécessaire pour la validation du FMD.
- Limiter l’accès aux données sensibles : Seules les informations nécessaires à la validation des déplacements doivent être accessibles aux responsables.
Communiquer efficacement avec les employés
Informer les employés des critères et des formats acceptés pour les justificatifs contribue également à une meilleure gestion. Une communication claire et régulière aide à éviter les erreurs et à s’assurer que les justificatifs sont bien transmis dans les délais. Par exemple :
- Créer des guides et des FAQ : Mettez à disposition des documents expliquant les bonnes pratiques pour transmettre les justificatifs, les délais à respecter, et les types de documents acceptés.
- Encourager l’usage d’outils digitaux : Encouragez les employés à utiliser des solutions comme Geovelo Entreprise pour implifier la collecte et la gestion de leurs justificatifs de trajets à vélo.
En suivant ces pratiques, les entreprises peuvent non seulement faciliter la gestion des justificatifs pour le Forfait Mobilités Durables, mais aussi offrir une expérience plus fluide et motivante pour leurs employés utilisant le vélo et d’autres moyens de transport durable.
Erreurs courantes lors de la collecte des justificatifs du Forfait Mobilités Durables et comment les corriger
Bien que le Forfait Mobilités Durables soit une opportunité précieuse pour encourager des déplacements plus écologiques, certaines erreurs courantes peuvent compliquer la gestion des justificatifs et ralentir le processus. En comprenant ces erreurs et en appliquant les solutions appropriées, les entreprises peuvent gagner en efficacité et en clarté dans la gestion du FMD.
Erreur n°1 : Accepter des justificatifs non conformes
Une des erreurs fréquentes est d’accepter des justificatifs incomplets ou non conformes aux exigences de l’entreprise ou du Forfait Mobilités Durables. Cela peut compliquer la validation des trajets et entraîner des vérifications supplémentaires.
Solution : Pour éviter cela, définissez des critères précis de validation des justificatifs (comme des formats standards ou des informations obligatoires). En utilisant une solution comme Geovelo Entreprise, les trajets à vélo sont enregistrés automatiquement avec toutes les informations nécessaires, facilitant la collecte de justificatifs conformes.
Erreur n°2 : Ne pas disposer d’un système de suivi centralisé
Une gestion décentralisée des justificatifs, par exemple via des emails ou des fichiers individuels, complique la validation et augmente le risque de pertes de données ou de justificatifs non retrouvés. Ce manque de centralisation peut rendre la gestion du FMD fastidieuse et peu efficace.
Solution : Centralisez la gestion des justificatifs dans une plateforme dédiée, comme Geovelo Entreprise, qui enregistre les trajets de manière sécurisée et centralisée. Cela permet de suivre facilement l’évolution des déplacements et de récupérer les données nécessaires en un seul endroit.
Erreur n°3 : Ne pas former les employés à l’usage des outils
Une autre erreur courante est de ne pas expliquer aux employés comment fournir leurs justificatifs ou utiliser les outils de gestion comme Geovelo. Cela peut entraîner des erreurs dans la collecte des justificatifs et des pertes de temps pour le personnel administratif.
Solution : Organisez une courte formation ou communiquez des guides clairs sur l’utilisation des outils mis à disposition pour le Forfait Mobilités Durables. Par exemple, avec Geovelo Entreprise, les employés peuvent facilement enregistrer leurs trajets à vélo et fournir les justificatifs nécessaires sans difficulté. Cette formation initiale garantit que les employés comprennent comment et quand transmettre leurs justificatifs.
Erreur n°4 : Ne pas respecter les normes de confidentialité des données
Collecter les données de déplacement des employés pour le Forfait Mobilités Durables peut soulever des questions de confidentialité. Ne pas respecter les normes de protection des données peut non seulement entraîner des sanctions, mais aussi nuire à la confiance des salariés.
Solution : Choisissez des outils de gestion des données conformes aux réglementations, tels que Geovelo Entreprise, qui respectent les normes de confidentialité et de sécurité des données. Limitez l’accès aux seules informations nécessaires pour la validation du FMD et informez les employés sur la gestion de leurs données personnelles.
Erreur n°5 : Ignorer les erreurs ou omissions dans les justificatifs
Enfin, accepter des justificatifs comportant des erreurs ou des omissions peut fausser le calcul du FMD. Par exemple, des justificatifs incomplets ou inexactes sur la fréquence des trajets peuvent entraîner une mauvaise allocation du forfait.
Solution : Mettez en place un processus de vérification des justificatifs pour identifier et corriger les erreurs avant de valider les documents. Avec Geovelo Entreprise, les données de trajets sont enregistrées en temps réel, ce qui permet de réduire les risques d’erreurs et d’optimiser le suivi des déplacements à vélo.
En évitant ces erreurs et en appliquant les bonnes pratiques, les entreprises peuvent gérer le Forfait Mobilités Durables plus efficacement, offrir une expérience fluide aux salariés, et assurer la conformité de leurs justificatifs pour les déplacements domicile-travail.
Instaurer le Forfait Mobilités Durables n’a jamais été aussi simple !
Avec Geovelo Entreprise, les démarches sont simplifiées pour faciliter au mieux les déclarations des salariés.
Profitez d’un mois d‘essai gratuit, et faites de votre entreprise un paradis pour vélotaffeurs !
Comment simplifier le processus de gestion des justificatifs du Forfait Mobilités Durables grâce à Geovelo Entreprise
La gestion des justificatifs pour le Forfait Mobilités Durables (FMD) peut s’avérer complexe pour les entreprises. Geovelo Entreprise propose une solution innovante pour simplifier ce processus, en facilitant la certification des trajets à domicile travail à vélo de vos employés et en réduisant les tâches administratives associées.
Certification automatique des trajets domicile-travail
L’application Geovelo permet aux salariés d’enregistrer leurs trajets domicile-travail effectués à vélo. Ces déplacements sont automatiquement certifiés, fournissant ainsi des preuves concrètes et fiables des trajets réalisés. Cette fonctionnalité réduit les risques liés aux audits fiscaux et assure une transparence totale tout en respectant la vie privée des employés.
Paramétrage personnalisé de l'indemnisation
Geovelo Entreprise offre la possibilité de configurer le mode d’indemnisation adapté à votre entreprise, que ce soit par kilomètre parcouru, par jour de déplacement ou par palier. Cette flexibilité permet de répondre aux besoins spécifiques de votre organisation et de vos collaborateurs.
Suivi simplifié et récapitulatif des indemnités
La plateforme fournit un récapitulatif clair de toutes les indemnités à verser, facilitant ainsi le suivi et la validation des demandes en quelques clics. Cette simplification des tâches administratives est bénéfique tant pour les ressources humaines que pour les employés.
Respect de la confidentialité et conformité
Geovelo Entreprise agit en tant que tiers de confiance, ne partageant avec l’employeur que les informations nécessaires, telles que la preuve de pédalage certifiée. Cette approche garantit le respect de la vie privée des salariés tout en assurant la conformité aux exigences du FMD.
En adoptant Geovelo Entreprise, vous simplifiez la gestion des justificatifs liés au Forfait Mobilités Durables, encouragez l’adoption du vélo parmi vos employés et renforcez votre engagement en faveur de la mobilité durable.
Nous vous accompagnons dans votre démarche de mobilité durable !
Geovelo Entreprise est une plateforme tout-en-un qui propose des challenges vélo en entreprise. Elle permet de renforcer l’esprit d’équipe, de faciliter la gestion du Forfait Mobilités Durables, et de réduire les émissions de CO2 liées à vos déplacements professionnels.