Le vélo de fonction en entreprise s’impose de plus en plus comme une solution moderne et durable pour les déplacements professionnels.
En plus de contribuer à la réduction de l’empreinte carbone, il offre des avantages financiers et fiscaux non négligeables pour les entreprises de toutes tailles. Mais comment mettre en place un tel programme, et quels bénéfices concrets peut-il apporter à votre organisation ?
Dans cet article, nous vous dévoilons les raisons pour lesquelles le vélo de fonction est un véritable atout pour les entreprises, et les étapes à suivre pour réussir son intégration.
Qu'est-ce qu'un vélo de fonction et pourquoi l'adopter en entreprise ?
Définition du vélo de fonction
Le vélo de fonction en entreprise est un moyen de transport mis à disposition par l’employeur, à l’instar d’une voiture de fonction, permettant aux salariés de l’utiliser pour leurs déplacements professionnels, et parfois personnels.
Il s’agit d’un atout innovant qui s’inscrit dans une stratégie de mobilité durable et de réduction des émissions de CO2. À la différence du simple vélo personnel, le vélo de fonction est un avantage offert par l’entreprise, souvent accompagné de services de maintenance et d’assurances.
Un atout financier pour l'entreprise
Au-delà de l’aspect écologique, le vélo de fonction présente aussi des avantages financiers non négligeables pour l’entreprise :
- Réduction des coûts de transport : L’entretien d’un vélo est bien moins coûteux que celui d’une voiture de fonction ou de la gestion d’une flotte automobile.
- Moins de frais kilométriques : Les déplacements professionnels à vélo génèrent moins de frais que ceux en voiture, réduisant ainsi les charges liées aux indemnités kilométriques.
- Optimisation des espaces de stationnement : Les vélos nécessitent beaucoup moins d’espace qu’une voiture, ce qui permet de réorganiser les parkings d’entreprise de manière plus efficiente.
Vous avez la possibilité de fournir à vos salariés une flotte de vélos, mise à disposition pour leurs déplacements personnels, notamment pour les trajets domicile-travail. Bien que cette utilisation privée soit considérée comme un avantage en nature, il est toléré que les coûts associés (achat, installation, entretien) ne soient pas pris en compte dans le calcul de cet avantage.
Un levier pour la mobilité durable
Adopter un vélo de fonction en entreprise contribue activement à la transition écologique. En encourageant les salariés à utiliser ce moyen de transport écologique, l’entreprise réduit son empreinte carbone et participe à la décarbonation des déplacements professionnels. Cela permet de :
- Diminuer les émissions de gaz à effet de serre.
- Réduire l’utilisation de véhicules motorisés et limiter les embouteillages.
Promouvoir des modes de transport doux, favorisant la qualité de l’air dans les zones urbaines.
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Les avantages fiscaux et économiques du vélo de fonction en entreprise
Des incitations fiscales pour l'entreprise
Adopter un vélo de fonction en entreprise s’accompagne de plusieurs avantages fiscaux qui en font une option intéressante pour les dirigeants. En France, par exemple, les entreprises peuvent bénéficier de :
- L’exonération de charges sociales sur la mise à disposition d’un vélo de fonction pour les trajets domicile-travail des salariés.
- La déduction fiscale des frais liés à l’entretien des vélos ou à leur acquisition, sous certaines conditions.
- Le Forfait Mobilités Durables (FMD) : ce dispositif permet aux employeurs de verser une prime exonérée d’impôts aux salariés qui se déplacent à vélo, renforçant ainsi l’attractivité de cette option.
Ces incitations fiscales réduisent directement les charges pour l’entreprise tout en incitant les salariés à adopter des habitudes de transport plus responsables.
Des économies à long terme
Outre les avantages fiscaux, le vélo de fonction en entreprise représente également une source d’économies significative sur le long terme. Comparé à une flotte de voitures, le vélo de fonction coûte beaucoup moins cher à maintenir et à gérer. Voici quelques exemples d’économies :
- Moins de frais d’acquisition et de maintenance : L’achat et l’entretien d’un vélo sont nettement moins coûteux que ceux d’une voiture ou d’autres moyens de transport.
- Réduction des coûts de stationnement : Les vélos occupent moins de place, réduisant ainsi le besoin d’espaces de stationnement coûteux.
- Diminution des frais de carburant : Contrairement aux véhicules motorisés, le vélo ne génère aucun frais de carburant, ce qui permet de faire des économies substantielles, surtout sur les trajets réguliers.
Un retour sur investissement tangible
Investir dans un programme de vélos de fonction n’est pas seulement une démarche éco-responsable, c’est aussi un investissement rentable. Le coût initial de mise en place est rapidement compensé par les économies réalisées sur les frais de transport, les avantages fiscaux et la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise. De plus, en mettant l’accent sur la mobilité durable, l’entreprise améliore son image de marque, ce qui peut attirer de nouveaux talents et fidéliser les salariés.
Comment mettre en place un programme de vélos de fonction dans votre entreprise
Évaluer les besoins et définir une stratégie
Avant de lancer un programme de vélos de fonction en entreprise, commencez par évaluer les besoins de vos collaborateurs et les infrastructures existantes. Il s’agit de comprendre qui, au sein de l’entreprise, serait intéressé par ce mode de transport et quels types de trajets sont concernés. Cela inclut les déplacements domicile-travail ainsi que les trajets professionnels.
En parallèle, il est essentiel d’identifier les infrastructures nécessaires, comme des espaces de stationnement sécurisé pour les vélos. Cette analyse vous permettra de définir une stratégie claire, adaptée à la taille de votre entreprise et à vos objectifs en matière de mobilité durable.
Choisir les vélos et les services associés
Le choix des vélos de fonction est crucial pour assurer la réussite du programme. Vous devrez prendre en compte le type de vélos à offrir (électriques ou classiques) en fonction des trajets à effectuer et des préférences des utilisateurs. En plus de fournir les vélos, il est essentiel de prévoir des services d’entretien réguliers pour garantir leur bon état, ainsi que des assurances adaptées pour couvrir les éventuels accidents ou vols.
Sensibiliser et former les salariés
Pour assurer une adoption réussie du vélo de fonction, sensibilisez vos salariés aux avantages de ce mode de transport. Organisez des ateliers ou des sessions d’information sur l’utilisation des vélos électriques, les règles de sécurité à suivre, et les bénéfices pour la santé et l’environnement.
Achat ou location ?
BeeToGreen, Azfalte et Zenride sont trois exemples de sociétés qui proposent des solutions de location de vélos personnels pour les entreprises. Opter pour ce type de location offre de nombreux avantages, tant pour l’entreprise que pour le salarié. Grâce à cette solution, les employés peuvent acquérir le vélo de leur choix via leur entreprise, qui prend en charge 70 % du financement !
Comment ça fonctionne ? L’entreprise prestataire établit un contrat de location (sur 24 ou 36 mois) avec chaque salarié souhaitant un vélo. Le salarié peut ensuite se rendre dans l’un des magasins partenaires du prestataire pour sélectionner son vélo idéal ou choisir en ligne, via une plateforme sécurisée. Le salarié contribue à hauteur d’environ 30 % du coût de la location. Il peut également choisir d’acheter le vélo plutôt que de le louer.
Avantages pour l’entreprise :
– Une gestion administrative simplifiée grâce à la prise en charge intégrale par le prestataire,
– Pas de gestion de flotte de vélos : le vélo est sous la responsabilité du salarié qui en est le propriétaire,
– La possibilité de permettre à chaque salarié de choisir le vélo adapté à ses besoins (vélo urbain, pliant, familial),
– Une offre de location longue durée tout-en-un incluant le matériel, la maintenance, l’assurance et l’assistance, pour un loyer mensuel unique : aucun coût supplémentaire ni charge administrative pour vos équipes.
Suivre et ajuster le programme
Une fois le programme lancé, il est essentiel de suivre son utilisation pour l’adapter si nécessaire. Analysez l’utilisation des vélos par les salariés, les trajets qu’ils effectuent, ainsi que les économies réalisées en termes d’émissions de CO2.
Avec une mise en place réfléchie et un suivi attentif, votre programme de vélos de fonction deviendra un véritable levier pour encourager la mobilité durable tout en optimisant les déplacements professionnels de vos collaborateurs.
Le saviez-vous ? Geovelo est un acteur direct dans la mobilité urbaine !
Les données de nos utilisateurs, une fois récoltées et anonymisées, permettent aux villes et aux collectivités d’améliorer et de développer leur réseau cyclable. Utiliser Geovelo, c’est un acte citoyen en faveur de l’environnement.
Récemment, une plateforme clé en main a été créée, qui propose des challenges vélo en entreprise : Geovelo Entreprise. Encouragez vos collègues/salariés à se déplacer à vélo et relevez des challenges seul ou en équipe, et contribuer ainsi à l’optimisation des réseaux cyclables où vous pédalez.
Les outils et services pour gérer efficacement les vélos de fonction en entreprise
Choisir une solution de gestion adaptée
Mettre en place un programme de vélos de fonction implique une gestion efficace des équipements et des services associés. Il existe aujourd’hui des solutions qui permettent aux entreprises de suivre l’utilisation des vélos, de gérer les entretiens, et de garantir la sécurité des collaborateurs. Ces outils simplifient la logistique et optimisent l’investissement réalisé par l’entreprise.
Il est essentiel de choisir une solution adaptée à la taille de votre entreprise et au nombre de vélos déployés. Cela inclut un suivi précis de l’utilisation des vélos, une planification régulière des maintenances et une gestion des assurances pour éviter tout désagrément.
Services d'entretien et de maintenance
Pour garantir la sécurité et la durabilité des vélos de fonction, un service d’entretien régulier est indispensable. Un programme bien conçu doit prévoir des visites d’entretien périodiques, des réparations rapides en cas de besoin, et la possibilité de remplacer un vélo défectueux. Cela permet aux employés de profiter pleinement de leur moyen de transport, sans se soucier des aspects techniques.
L’entretien doit inclure des vérifications des freins, des pneus, des éclairages et de la batterie (pour les vélos électriques). Ces services peuvent être fournis par des prestataires externes spécialisés ou être intégrés dans un contrat global lors de l’acquisition des vélos.
Assurer la sécurité des vélos et des utilisateurs
La sécurité est une priorité dans tout programme de vélos de fonction. Pour cela, il est important de fournir à vos collaborateurs des équipements de protection comme des casques, gilets réfléchissants, et des antivols performants. Les entreprises peuvent également encourager leurs employés à suivre des formations sur les règles de circulation et les bonnes pratiques pour rouler en toute sécurité.
En complément, il est essentiel de mettre en place des assurances adaptées pour couvrir les risques liés aux déplacements à vélo, qu’il s’agisse de la sécurité du cycliste ou du vol du vélo. Certaines assurances offrent même des garanties pour les déplacements professionnels comme personnels.
Intégrer les vélos de fonction dans la culture d’entreprise
Enfin, pour encourager l’usage régulier des vélos de fonction, il peut être intéressant d’intégrer ce programme dans la culture d’entreprise. Cela peut se traduire par des initiatives comme des challenges internes, des incitations à utiliser les vélos pour les trajets domicile-travail, ou encore la mise en place de parkings vélos sécurisés au sein de vos locaux. Ces actions renforcent l’adhésion des salariés au programme et stimulent une dynamique positive autour de la mobilité durable.
En adoptant une gestion bien structurée et en mettant à disposition des services adaptés, votre entreprise pourra maximiser les avantages du vélo de fonction, tant en termes de logistique que de satisfaction des collaborateurs.
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